Dokumentasi Sistem (System Documentation)

Dokumentasi dapat dianggap sebagai materi yang tertulis atau sesuatu yang menyediakan informasi tentang suatu subjek ataupun objek. Dokumentasi dapat berisi tentang bagan alir, deskripsi, penjelasan, daftar, cetakan hasil komputer, contoh-contoh obyek dari suatu sistem informasi.

Sedangkan tujuan dari Dokumentasi adalah :

1. Arus Komunikasi (flow of communication)
Komunikasi terjadi dalam 3 arah :
Ke bawah untuk melakukan instruksi.
Ke atas untuk memberi laporan.
Ke samping (lateral) untuk memberi saran.

2. Untuk memberi informasi (to give information)
Adalah hal penting untuk terus menerus memberi informasi kepada orang tentang apa yang telah, sedang, dan akan dilakukan, serta segala perubahan dalam pekerjaan yang telah ditetapkan.

3. Untuk idenifikasi masalah (for the identification problem)
Beberapa dokumentasi dirancang untuk mengidentifikasi atau mengkaji ulang permasalahan.

4. Untuk menetapkan prosedur dan standar (to establish procedures and standards)
Prosedur menentukan rangkaian kegiatan yang akan dilaksanakan, sedangkan Standar menentukan aturan yang akan dibuat acuan dalam menjalankan prosedur tersebut.

5. Untuk mencatat (for the record)
Dokumentasi akan diperlukan untuk memonitor kinerja peralatan, sistem, dan sumber daya manusia. Dari dokumentasi ini, manajemen dapat memutuskan atau menilai apakah departemen tersebut memenuhi atau mencapai tujuannya dalam skala waktu dan batasan sumber dayanya. Selain itu manajemen dapat mengukur kualitas pekerjaan, semisal apakah outputnya sesuai dengan spesifikasi dan standar yang telah ditetapkan oleh departemen.

6. Untuk memberi instruksi (to give instructions)
Dokumentasi yang baik akan membantu dalam pelatihan staff, apakah pelatihan untuk tujuan penanganan instalasi baru atau untuk tujuan promosi.

Prinsip Dokumentasi :

1. Metode
Komunikasi yang baik tidak terjadi begitu saja. Manajer Proyek (Project Manager) harus menetapkan dan memelihara saluran komunikasi dan menetapkan kontrol guna memastikan bahwa saluran komunikasi tersebut terbuka dan dapat digunakan.

2. Jumlah Dokumentasi
Manajer Proyek harus mencoba untuk mengarsip dokumentasi agar dapat mencapai keseimbangan antara jumlah yang terlalu banyak dan terlalu sedikit.

3. Kesederhanaan
Dokumentasi harus bersifat sederhana dan langsung, sehingga ia dapat dilengkapi secara mudah dan dapat dipahami secara langsung. Hal ini dapat merangsang munculnya partisipasi dan meningkatkan keakuratan. Informasi yang tidak akurat, tidak hanya tidak andal namun juga menyesatkan.

4. Desain Form
Perlu dirancang sejumlah form untuk digunakan menurut kepentingan atau kegunaan bagi internal anggota. Dalam merancang sebuah form untuk dokumentasi perlu dipertimbangkan hal-hal berikut ini :
- Typeface
- Identifikasi
- Tata letak
- Referensi
- Warna

Deskripsi tugas dan tanggung jawab utama dari document controller :

1. Bertanggung jawab mengkoordinasi semua departemen perusahaan dalam rangka memastikan bahwa semua dokumen disimpan di tempat (department) yang tepat dan benar.

2. Untuk memastikan bahwa semua dokumen perusahaan diperiksa dan diserahkan tepat waktu sebelum jatuh tempo pengajuan dokumen.

3. Untuk melakukan audit reguler pada dokumen perusahaan dalam rangka memastikan bahwa semua dokumen benar diserahkan ke departemen lain.

4. Bertanggung jawab untuk validasi file dan kontrol dokumen. Sebelum mengirimkan dokumen, dokumen atau file pertama-tama harus diperiksa dan disetujui oleh atasan yang bertanggung jawab.

5. Menyerahkan dokumen perusahaan tepat waktu dan berkualitas. Dokumen dengan kualitas yang buruk dapat menyebabkan masalah operasional lebih lanjut.

6. Memastikan bahwa semua dokumen tidak memiliki kesalahan dalam nama file, pengiriman, dan sejenisnya sebelum mengirimkan ke departemen atau divisi lain.

Sumber :
http://faizzavier.wordpress.com/2011/09/14/tugas-prpl-1-resume-system-documentation/